Jasné vysvětlení bez zbytečných odboček

Posluchač potřebuje vědět, kam míříte

Představte si zprávu: „Včera jsem mluvil s dodavatelem, pak jsem se podíval do skladu a ještě přišel požadavek od zákazníka.“ Posluchač zná sled událostí, ale zatím neví, co z nich vyplývá. Jasnější začátek je: „Dnes musíme vybrat náhradní materiál, protože původní nebude včas k dispozici.“ Podrobnosti pak vysvětlují konkrétní problém.

Jako pracovní pomůcku použijte toto pořadí: hlavní myšlenka, důvod, konkrétní příklad, další krok. U náročného tématu můžete doplnit důležité omezení. Náhradní materiál například umožní dodržet termín, ale má jinou povrchovou úpravu. Kdybyste tento rozdíl vynechali, zpráva by byla kratší, ale rozhodnutí by nemuselo být správné.

CDC Clear Communication Index doporučuje, aby materiál obsahoval jedno jasné hlavní sdělení a srozumitelnou výzvu k činnosti. Tento nástroj vznikl pro komunikaci o zdraví. Zde jeho princip využíváme jako pomůcku při uspořádání sdělení; není to důkaz, že stejná struktura vyřeší každý osobní rozhovor.

Odborný výraz vysvětlete, pokud je to potřeba k porozumění. Mluvíte-li o snížení chybovosti, ukažte, které chyby chcete omezit a jak to poznáte. Příklad má tvrzení objasnit, ne ho nahradit. Po hlavním sdělení nechte prostor pro otázku. Pokud posluchač potřebuje jiný detail, reagujte na to; nemusíte mechanicky dokončit celý připravený výklad.