Jak zvolit komunikační kanál a napsat užitečnou zprávu

Zpráva musí fungovat i bez vašeho dalšího vysvětlování

Pošlete do skupiny zprávu: „Prosím, podívejte se na ten návrh co nejdřív.“ Není jasné, kdo má reagovat, kterou verzi otevřít ani jestli žádáte o kontrolu faktů, nebo o schválení. Každý může předpokládat, že odpoví někdo jiný. Ve zprávě musí být jasný účel, konkrétní předmět a pojmenovaný další krok.

Přesnější varianta zní: „Jano, prosím zkontroluj ceny ve verzi nabídky označené dnešním datem a do úterý do poledne potvrď, že jsou správně, nebo označ rozdíly. Podle výsledku kontroly pošlu nabídku zákazníkovi.“ Termín musí odpovídat skutečné potřebě a domluvě o práci. To, že uvedete jméno a datum, vám samo o sobě nedává právo přidělit někomu libovolný úkol.

Kanál vybírejte podle toho, co je třeba vyřešit. Písemná zpráva poskytne podklady a záznam. Hovor může pomoct, když potřebujete průběžně pokládat doplňující otázky nebo řešíte několik souvisejících nejasností. Zohledněte dostupnost, soukromí a způsob komunikace, který účastníkům vyhovuje. U naléhavé věci použijte domluvený způsob kontaktu; nepředpokládejte, že si někdo odeslaný e-mail hned přečetl.

Po hovoru stručně potvrďte rozhodnutí a otevřené body. Oddělujte informace od úkolů a přidávejte příjemce podle jejich role. Dlouhý seznam lidí v kopii nenahradí jasné určení odpovědnosti. Pokud někdo zprávu nepochopil, doplňte chybějící kontext. To, že jste něco poslali, ještě neznamená, že zpráva byla srozumitelná a přijatá.