Přestaňte plánovat den na doraz

Plán bez rezervy selže při první změně

Pokud si v kalendáři zaplníte každou minutu, počítáte s tím, že nic nepotrvá déle a nikdo vás nevyruší. Takový den může na papíře vypadat dokonale, obvykle ale nepočítá s běžnými nejasnostmi, přesuny ani nečekanými požadavky.

Při odhadu času se podívejte na podobný úkol z minulosti. Započítejte také přípravu, kontrolu a předání, nejen samotnou tvorbu. Pokud s úkolem nemáte zkušenost, přiznejte si nejistotu a připravte rozmezí nebo předběžný odhad, který upřesníte po prvním kroku.

Rezerva není povolení dělat věci pomalu. Je to prostor pro běžnou míru nejistoty. Její velikost závisí na druhu práce. Některé úkoly dobře znáte, jiné zahrnují více neznámých závislostí.

Představte si, že připravujete větší nabídku. Samotný výpočet potrvá dvě hodiny, ale ještě musíte ověřit cenu dopravy a počkat na schválení. Pokud s tím nepočítáte, slíbený termín nebude spolehlivý. Rozdělte práci na vlastní činnost a čekání na externí vstup.

Když se plán změní, nesnažte se automaticky všechno dohánět večer. Přehodnoťte termíny a informujte o dopadech ty, kteří jsou na vás závislí. Lepší je včasný a přesný odhad než pozdní omluva.

Vyzkoušejte v praxi: U dalšího většího úkolu si zapište odhad, neznámé závislosti a časovou rezervu. Po dokončení porovnejte plán se skutečností a zjistěte, co jste přehlédli.