Na začátku společného projektu se úkoly často rozdělí tak nějak samy. Kdo rychle přichází s řešením, dostane na starost nápady. Klidný člověk má udržovat dobrou atmosféru, pečlivý kolega hlídat detaily a nejaktivnější člen týmu všechno organizovat. Zpočátku to může působit jako rozumné rozdělení. Problém nastává, když se z jednorázové dohody stane nepsané pravidlo.
Možná vám určitý druh práce opravdu jde. Neznamená to ale, že ho chcete dělat pokaždé, máte na něj vždy dost kapacity nebo se nemůžete naučit něco jiného. Silná stránka má být možností, ne povinností. Při osobním rozvoji proto nestačí vědět, v čem jste dobří. Užitečné je také poznat, kdy tuto schopnost nabídnout, kdy ji doplnit jiným přístupem a jak se domluvit s ostatními.
Rozlišujte schopnosti, zájem a aktuální kapacitu
Při výběru úkolu pomáhá oddělit tři otázky. Co umíte? Odpověď vychází z vašich dosavadních zkušeností. Co vás zajímá? To napovídá, kam se chcete posunout. Co teď zvládnete? Tady rozhodují čas, energie a další závazky. Jeden člověk může na každou z těchto otázek odpovědět jinak.
Nejprve si ujasněte, co tým právě potřebuje
Tým může potřebovat jiný přístup na začátku projektu a jiný těsně před odevzdáním výsledku. Zpočátku se vyplatí hledat možnosti, později zúžit výběr a nakonec důsledně dotáhnout práci do konce. Místo otázky „Kdo je u nás kreativní?“ se proto zkuste zeptat: Jaký konkrétní problém potřebujeme právě teď vyřešit?
Následující příklady nejsou typologií lidí. Ukazují, jaký příspěvek může být užitečný v různých fázích společné práce.
| Situace v týmu | Co může pomoct | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Není jasné, kterým směrem se vydat | Ujasnit si cíl, omezení a kritéria úspěchu | Neplánovat detaily dřív, než se shodnete na zadání |
| Chybějí vhodné možnosti | Navrhnout několik různých řešení | Neshromažďovat nápady donekonečna |
| Všichni diskutují, ale nic se neposouvá | Určit odpovědnou osobu a první proveditelný krok | Nezaměňovat rychlost za promyšlené rozhodnutí |
| Lidé si přestávají rozumět | Vyjasnit stanoviska a rozdělit otevřené otázky | Nenechat jednoho člověka nést veškeré napětí |
| Výsledek je téměř hotový | Zkontrolovat chyby a splnění požadavků | Zbytečně znovu neotevírat celý projekt |
Tři otázky, než přijmete další úkol
Když vám někdo nabídne určitou roli, nemusíte ji hned přijmout ani odmítnout. Krátce si ověřte, co se od vás vlastně očekává. Označení jako koordinátor, kreativní podpora nebo člověk zodpovědný za komunikaci může v různých týmech znamenat velmi odlišný rozsah práce.
- Jaký výsledek mám odevzdat? Dejte přednost konkrétnímu výstupu před neurčitým zadáním typu „hlídej atmosféru“ nebo „vymysli něco dobrého“.
- Kolik času a rozhodování bude role vyžadovat? Zjistěte, zda budete jen navrhovat, nebo také schvalovat, organizovat a odpovídat za termín.
- Co se stane, když se ukáže, že rozdělení nefunguje? Domluvte si možnost změny dřív, než vzniknou očekávání, která se pak těžko upravují.
Pokud je úkol náročný, ale chcete se ho naučit, nabídněte svou pomoc v jasně ohraničeném rozsahu. Místo vedení celé schůzky můžete například připravit program a moderovat prvních patnáct minut. Místo odpovědnosti za veškerou komunikaci můžete napsat jednu zprávu a požádat o zpětnou vazbu.
Když se silná stránka změní v automatickou povinnost
Možná umíte dobře propojovat lidi. Po čase se ale začne očekávat, že budete řešit každé nedorozumění, připomínat všechny termíny a udržovat kontakt s každým členem skupiny. Nebo jste pečliví, a tak na vás pravidelně zbývá opravování chyb ostatních. Vaše schopnost je užitečná, ale rozdělení práce nemusí být spravedlivé.
Nejprve pojmenujte, která část úkolu se na vás opakovaně přesouvá. Nestačí říct, že toho máte příliš. Rozlište přípravu, rozhodování, samotné provedení a následnou kontrolu. Pak můžete navrhnout změnu, se kterou se dá dál pracovat.
Pomoci mohou jednoduché formulace: „Rád připravím návrh, ale tentokrát potřebuji, aby schválení a komunikaci s ostatními převzal někdo jiný.“ Nebo: „Na začátku můžu zkontrolovat rizika. Na koordinaci celého dokončení už ale nemám kapacitu.“ Tím svou schopnost nepopíráte. Jen upřesňujete rozsah závazku.
Každá přednost potřebuje v některých situacích doplnit
Silné stránky nefungují nezávisle na okolnostech. Důkladnost může ochránit výsledek před chybou, ale u drobného rozhodnutí ho také zbytečně zpomalit. Schopnost jednat rychle pomáhá při dodržování termínů, bez kontroly však může vést k předělávání hotové práce. Cílem není potlačit to, co vám jde. Jde o to poznat, kdy už váš obvyklý přístup nestačí.
- Pokud rádi plánujete: stanovte si, kdy už máte k dispozici dost podkladů, abyste mohli pokračovat. Plán má práci umožnit, ne ji nahrazovat.
- Pokud přicházíte s nápady: domluvte se s týmem, jak z nich vyberete. Nápad není užitečný jen proto, že je originální.
- Pokud rychle přecházíte k realizaci: vyhraďte si chvíli na kontrolu zadání a odpovědností. Ne všechno, co lze začít, se vyplatí začít hned.
- Pokud přirozeně propojíte lidi: rozlišujte mezi podporou rozhovoru a odpovědností za pocity každého účastníka.
- Pokud pečlivě kontrolujete detaily: rozlišujte chyby podle závažnosti. Kosmetická úprava nemusí být stejně důležitá jako věcná nepřesnost.
- Pokud pomáháte udržovat klid: všímejte si, zda snaha o shodu nepotlačuje důležitý nesouhlas, který je potřeba pojmenovat.
Modelový příklad výměny rolí při přípravě akce
Představme si modelovou situaci: čtveřice známých připravuje sousedský workshop. Lucie má zkušenosti s organizováním, a tak automaticky sestaví program, osloví účastníky, připraví pomůcky a řeší připomínky. Martin přichází s nápady na aktivity, Petra kontroluje rozpočet a Andrej zajišťuje prostor. Po dvou schůzkách Lucie zjišťuje, že kromě své části řeší i všechny drobné dotazy ostatních.
Místo toho, aby prohlásila, že už nebude nic organizovat, navrhne nové rozdělení. Program dokončí do pátku, komunikaci s účastníky převezme Andrej a pomůcky společně zajistí Martin s Petrou. Lucie si vyzkouší vedení jedné kreativní aktivity, o které má zájem, i když ji zatím nevedla.
Nejprve si vyzkoušejte novou roli v malém rozsahu
Změna neznamená, že se každý člen týmu musí naučit dělat všechno. Rozumným začátkem může být krátká výměna jedné části práce, která má jasné hranice i způsob kontroly. Tým tak neztratí přehled o odpovědnosti a vy získáte prostor vyzkoušet si nový způsob zapojení.
Můžete postupovat takto:
- Vyberte si jeden úkol, který obvykle dělá někdo jiný a který vás zajímá.
- Domluvte si konkrétní výsledek, rozsah a termín, například návrh tří otázek do diskuse.
- Určete člověka, který vám poskytne stručnou zpětnou vazbu, ne někoho, kdo úkol potichu udělá za vás.
- Po dokončení si řekněte, co fungovalo, s čím jste potřebovali pomoct a zda chcete na zkušenost navázat.
Zahrňte do rozdělení úkolů i neviditelnou práci
Ne všechna týmová práce se objeví v seznamu hotových výstupů. Někdo průběžně vysvětluje nedorozumění, připomíná přijatá rozhodnutí, hlídá, kdo nedostal prostor, nebo dohledává chybějící odpovědi. Pokud tuto práci stále dělá jeden člověk, jeho přínos může zůstat bez povšimnutí, přestože mu zabírá čas.
Při příštím rozdělování úkolů myslete také na organizační a komunikační péči: kdo zapíše dohodu, kdo rozešle informace, kdo si vyžádá potvrzení a kdo v případě sporu svolá rozhovor. Tyto úkoly nemusí automaticky připadnout člověku, který je nejvšímavější nebo nejvstřícnější.
Při střídání rolí sledujte výsledek i nároky na člověka
Novou zkušenost nehodnoťte jen podle toho, zda vám byla příjemná. Některé užitečné činnosti jsou zpočátku nejisté, protože se je teprve učíte. Naopak úkol, který zvládáte snadno, vám může dlouhodobě brát příliš mnoho energie. Po krátkém vyzkoušení si proto položte tři různé otázky: Vznikl potřebný výsledek? Co jsem se naučil? Kolik kapacity si tato role vyžádala?
O zpětnou vazbu žádejte ke konkrétnímu chování. Otázka „Co nám pomohlo k rozhodnutí?“ přinese jinou odpověď než „Jsem dobrý vedoucí?“. Podobně otázka „Kde jsem ztratil přehled?“ může odhalit napravitelný problém, aniž by hodnotila celou osobnost.
Kdy roli raději nepředávat
Střídání rolí není samo o sobě cílem. U úkolů, při nichž by chyba mohla vážně ohrozit bezpečnost, právní povinnosti nebo finance, je nutné respektovat požadovanou kvalifikaci, kontrolu a jasnou odpovědnost. Prostor k učení lze vytvořit například pozorováním, přípravou podkladů nebo prací pod dohledem, nikoli neohlášeným převzetím rozhodování.
Respektujte také člověka, který určitou činnost jednoduše dělat nechce. Osobní rozvoj neznamená povinnost vyzkoušet každý úkol. Důležité je, aby volba vycházela z dohody a možností, nikoli z automatické nálepky.
Jedna dohoda, kterou můžete uzavřít už na příští schůzce
Při nejbližší společné práci si před rozdělením úkolů vyhraďte několik minut na tři body: co je teď nejdůležitější, kdo má potřebné zkušenosti a kdo by se chtěl naučit něco nového. U každého úkolu pojmenujte výsledek, odpovědnou osobu a termín, kdy rozdělení znovu zkontrolujete.
Pokud už svou roli máte, zkuste si před dalším automatickým „ano“ položit otázku: Přijímám tento úkol proto, že je to teď vhodné, nebo jen proto, že to ode mě všichni očekávají? Odpověď vám může ukázat, kde chcete svou silnou stránku využít a kde potřebujete vytvořit prostor pro jinou zkušenost.
