Máte několik možností porovnaných, ale před rozhodnutím si otevřete ještě jeden článek, požádáte o další názor nebo doplníte tabulku. Poznámky přibývají, termín se blíží a vy pořád nevíte, jestli už máte dost podkladů. V takové chvíli může pomoci otázka: Který konkrétní údaj mi ještě chybí a jak by mohl změnit můj výběr?
Důkladnost můžete využít také k tomu, abyste si ujasnili, co je potřeba ověřit a kdy je příprava hotová. Tento postup se hodí hlavně pro běžná pracovní a osobní rozhodnutí, která lze později upravit. Rozsah ověřování vždy přizpůsobte možným důsledkům. U závažných nebo obtížně vratných rozhodnutí může být na místě odborná konzultace či další podklady.
Popište rozhodnutí jednou konkrétní větou
Začněte tím, o čem se potřebujete rozhodnout právě teď. Obecný cíl „chci zlepšit fungování týmu“ ponechává mnoho otázek otevřených. Konkrétnější zadání může znít: „Vybereme podobu zápisu z porady, kterou vyzkoušíme na dvou nejbližších setkáních.“ Takto dokážete pojmenovat výsledek i rozsah nejbližšího rozhodnutí.
Potom si napište, co má zvolené řešení umožnit. U zápisu z porady to může být jednoduchý požadavek: každý musí vědět, jaký úkol převzal a do kdy ho má splnit. Díky tomu snáze posoudíte, které vlastnosti zápisu jsou důležité.
Ujasněte si také, kdo o výběru rozhoduje. Pokud potřebujete souhlas nadřízeného nebo dohodu více lidí, zahrňte je do postupu. Další hledání vzorů nemusí vyřešit situaci, kdy není jasné, kdo může změnu schválit.
Oddělte podstatné otázky od dalších zajímavostí
Sepište si, co ještě nevíte. U každé položky zkuste doplnit větu: „Když to zjistím, vyberu jinak nebo změním další krok.“ Pokud takovou souvislost nevidíte, ověřte, zda daný údaj potřebujete pro aktuální rozhodnutí, nebo se týká až možného budoucího rozšíření.
Při třídění vám mohou pomoci tyto rozdíly:
| Co zůstává nejasné | Jak s tím naložit |
|---|---|
| Zda řešení splňuje podmínku, bez níž ho nelze použít. | Ověřte ji před výběrem. U společného zápisu například zjistěte, zda k němu budou mít účastníci přístup. |
| Údaj, který může změnit pořadí vhodných možností. | Zjistěte ho cíleně. Například zda lze zápis doplňovat už během porady. |
| Vlastnost, kterou možná využijete u jiného typu úkolu. | Poznamenejte si ji na později a zvažte, zda patří do současného zadání. |
| Detail, u kterého je několik řešení stejně použitelných. | Můžete vybrat podle svých preferencí a případně volbu později upravit. |
Stejný údaj může mít u různých rozhodnutí jinou váhu. Vzhled poznámek může být při interním vyzkoušení druhořadý, při předávání materiálu podle závazné šablony už ale patří mezi požadavky. Význam podkladu proto posuzujte vždy ve vztahu ke konkrétnímu úkolu.
Stanovte si, kdy přípravu ukončíte
U otevřeného zadání můžete objevovat další možnosti velmi dlouho. Předem si proto domluvte nebo zapište, kdy přejdete od shromažďování podkladů k výběru. Podmínka by měla vycházet z toho, co potřebujete vědět, abyste se mohli rozhodnout odpovědně.
U běžného rozhodnutí můžete postupovat takto:
- Vyjmenujte nezbytné podmínky. Zápis musí obsahovat úkol, odpovědnou osobu a termín a musí být dostupný účastníkům.
- Vyberte otázky, které ještě mohou ovlivnit rozhodnutí. Například kdo bude zápis doplňovat a zda je navržený způsob pro tým použitelný.
- Určete, kde získáte odpověď. Místo obecného hledání dalších názorů oslovte člověka, který bude zápis vést, a ukažte mu návrh.
- Pojmenujte okamžik výběru. Jakmile máte zodpovězené podstatné otázky a použitelnou variantu, vyberete ji k domluvenému vyzkoušení.
Můžete si také vyhradit čas na přípravu. Po jeho uplynutí ale zkontrolujte, v jakém jste stavu: máte potřebné odpovědi, nebo zůstala zásadní nejasnost? Pokud důležitý údaj chybí, pojmenujte ho a zjistěte, jak ho získat. Samotný termín není důkazem, že máte dostatečné podklady.
Pokud se vhodné možnosti liší už jen v drobnostech, zvolte kritérium související s jejich použitím. Může jít o snadnou údržbu, srozumitelnost pro konkrétní lidi nebo čas potřebný k zavedení. Svůj výběr pak můžete vysvětlit konkrétním důvodem.
Využijte důkladnost při malém testu
Modelová situace: Máte navrhnout zápis z týmové porady. Našli jste několik šablon a postupně přidáváte další sloupce, protože by se někdy mohly hodit. Zatím jste ale neověřili, zda kolegové z návrhu snadno poznají, jaké mají úkoly.
Vrátíte se k účelu zápisu a připravíte jednoduchou ukázku s úkolem, odpovědnou osobou a termínem. Ověříte, že ji účastníci mohou používat, a domluvíte se, kdo ji bude doplňovat. Pokud takový test spadá do vašich pravomocí nebo ho schválí odpovědná osoba, vyzkoušíte ho na dvou nejbližších poradách.
Důkladnost teď využijete ke kontrole konkrétního výsledku. Je u každého dohodnutého úkolu jasné, kdo ho převzal? Rozumí daný člověk zadání? Ví, kde najde termín? Získáte tak podklady o tom, jak váš návrh funguje v konkrétní situaci.
Pokud zjistíte, že u některých úkolů chybí odpovědná osoba, zkoumejte proč. Možná je potřeba upravit zápis, ale také je možné, že se na poradě vůbec nedomluvilo, kdo úkol převezme. Další šablona sama chybějící dohodu nenahradí.
Pojmenujte nejistotu, která zůstává i po ověření
Může se stát, že už máte podstatné údaje, a přesto vám rozhodnutí není příjemné. Zkuste pojmenovat, čeho se obáváte: že něco přehlédnete, že s vámi kolega nebude souhlasit nebo že zvolená varianta nebude fungovat podle očekávání.
Podle odpovědi zvolte další krok. Pokud máte konkrétní podezření na chybu, ověřte příslušný údaj. Jestli potřebujete dohodu s kolegou, proberte s ním spornou část. Pokud si nejste jistí praktickým fungováním a volbu lze upravit, domluvte způsob vyzkoušení i následné změny.
Všímejte si také, zda se opakovaně ptáte na totéž, aniž by přibyla nová otázka. Před dalším rozhovorem zkuste doplnit větu: „Od tohoto člověka potřebuji zjistit…“ Pokud ji nedokážete dokončit, vraťte se nejprve k dosavadním odpovědím a k podmínce, kterou jste si pro výběr stanovili.
Pokud se ukáže, že rozhodnutí má větší důsledky, než jste předpokládali, rozšiřte ověřování. Změnit plán na základě nové podstatné informace je dobrý důvod v přípravě pokračovat.
Po rozhodnutí zkontrolujte výsledek i přípravu
Po výběru si stručně zaznamenejte, co jste zvolili, z jakých podkladů jste vycházeli a kdy výsledek zkontrolujete. U malého testu tak budete mít jasný bod, ke kterému se můžete vrátit. Novou informaci pak posoudíte podle toho, zda mění některý z důvodů původního rozhodnutí.
Při domluvené kontrole se zaměřte na výsledek i průběh přípravy. Které ověření odhalilo něco podstatného? Které podklady jen opakovaly to, co jste už věděli? Co byste příště potřebovali zjistit dřív? I jediný pokus vám může přinést užitečnou zkušenost, podle které postupně upravíte svůj způsob rozhodování.
Pokud se řešení neosvědčilo, pojmenujte konkrétní příčinu a potřebnou změnu. Možná chyběl důležitý údaj, nedodržela se dohoda nebo se změnily podmínky. Podle toho můžete doplnit ověřování, upravit postup nebo zvolit jinou možnost.
Při příštím rozhodování si ještě před otevřením dalšího zdroje napište jednu otázku, na kterou hledáte odpověď. Hned vedle doplňte, jak odpověď využijete. Důkladnost tak dostane konkrétní úkol a vy budete mít jasnější důvod buď v hledání pokračovat, nebo přejít k výběru.
