Po změně pracovního postupu se vám nedaří dokončit úkol. Kolega nabídne, že se na něj podívá. Jeho zkušenosti by se vám hodily, zároveň ale chcete rozumět dalšímu postupu a podílet se na rozhodování. Jak si domluvit pomoc, aby bylo jasné, co převezme on a co zůstane na vás?
Když se něco nepodaří nebo se situace nečekaně změní, můžete začít dohodou o konkrétní podobě podpory. Ujasníte si, co potřebujete, jaký zásah vám pomůže a kdy společně ověříte výsledek. Taková dohoda vám může usnadnit pokračování v práci a zároveň zachovat autonomii, tedy prostor pro vlastní rozhodování v rámci vašich pracovních kompetencí.
Než přijmete řešení, pojmenujte překážku
Zkuste popsat, u čeho jste se zastavili. Věta „Tohle vůbec nezvládám“ může znamenat, že nerozumíte novému pravidlu, chybí vám údaj, neumíte posoudit dvě možnosti nebo máte víc práce, než lze dokončit v dohodnutém termínu. Každá z těchto situací vyžaduje jinou reakci.
Před rozhovorem si proto připravte stručný popis: „První část mám hotovou. U těchto dvou položek nevím, které pravidlo použít.“ Pokud je problém v kapacitě, řekněte to přímo: „Postup znám, ale do pátku stihnu dokončit jen jeden z těchto dvou úkolů.“ V takovém případě je potřeba mluvit také o prioritách, rozsahu práce nebo termínu.
Pracovní problém můžete pojmenovat, i když vás neúspěch mrzí. Nemusíte nejdřív rozptýlit všechny pochybnosti o svých schopnostech. Pro začátek rozhovoru stačí konkrétně určit, kde potřebujete podporu.
Vyberte si, jakou pomoc právě potřebujete
Pod slovy „pomoz mi s tím“ si mohou dva lidé představit něco jiného. Vy chcete probrat možnosti, zatímco kolega už otevírá soubor a předělává výsledek. Řekněte proto, jakou formu pomoci byste v danou chvíli ocenili.
| Forma pomoci | Konkrétní žádost | Vaše role |
|---|---|---|
| Vyslechnutí a ujasnění situace. | „Potřebuji si nahlas projít, kde se plán zastavil. Nejdřív mě prosím vyslechni.“ | Popíšete problém a potom se domluvíte, zda potřebujete také radu. |
| Vysvětlení postupu. | „Ukážeš mi, podle čeho mám zařadit tento případ?“ | Vysvětlení využijete při dalším podobném případu. |
| Společná práce. | „Pojďme společně projít první část a u druhé zkusím navrhnout postup já.“ | Průběžně zkoušíte jednotlivé kroky a ptáte se na nejasnosti. |
| Převzetí konkrétní části. | „Můžeš dnes zkontrolovat podklady? Přehled z nich dokončím já.“ | Dokončíte domluvenou část a navážete na výsledek kolegovy práce. |
Jednotlivé formy pomoci můžete kombinovat. Nejdřív si potřebujete srovnat myšlenky a potom požádat o kontrolu návrhu. Stačí říct, co má přijít jako první: „Nejdřív ti popíšu, co jsem zkusil. Pak bych chtěl slyšet, kde vidíš chybu.“
Ověřte si také, jaké možnosti má druhý člověk: „Máš dnes čas projít se mnou tyto dva případy?“ Nabídka pomoci sama o sobě neurčuje její rozsah ani dostupnost. Pokud kolega čas nemá, můžete se domluvit na jiném termínu, menším rozsahu nebo zkusit požádat o podporu někoho dalšího.
Domluvte si rozsah pomoci i rozhodování
U krátkého vysvětlení není potřeba vytvářet složitý plán. Pokud se ale pomoc týká většího úkolu nebo má trvat několik dní, ujasněte si čtyři věci:
- Co přesně druhý člověk udělá. Například zkontroluje správnost údajů, ukáže postup nebo připraví jednu část výstupu.
- O čem rozhoduje každý z vás. Kdo vybere řešení, kdo navrhne úpravy a kdo schválí konečný výsledek?
- Kdy se domluvíte na změně rozsahu. Pokud kolega objeví další problém, nejprve vám ho ukáže a společně se rozhodnete, co s ním.
- Kdy se k práci společně vrátíte. Určete konkrétní chvíli, kdy projdete výsledek a další postup.
Vycházejte ze skutečného rozdělení odpovědnosti. Pokud termín nebo předání schvaluje nadřízený, zohledněte to i v dohodě s kolegou. Jestliže spolupracujete s člověkem, který má povinnost provést kontrolu, ujasněte si, co musí ověřit a o čem můžete rozhodnout samostatně.
I po dohodě počítejte s věcnými připomínkami. Když vás někdo upozorní na chybu, můžete si vyžádat vysvětlení, ověřit si ho a upravit svůj postup. Vlastní rozhodování zahrnuje také práci s informacemi od druhých.
Jak může vypadat pomoc po nevydařeném pokusu
Modelová situace: V evidenci zakázek se změnila pravidla pro označování jejich stavu. Dvě položky jste zařadili nesprávně a týdenní přehled vám vrátili k opravě. Zkušenější kolega nabídne: „Pošli mi to, udělám to za tebe.“
Potřebujete přehled dokončit a zároveň porozumět novému pravidlu. Můžete odpovědět: „Pomohlo by mi, kdybychom společně prošli tyto dva případy. Pak opravím ostatní a u těch, kterými si nebudu jistý, tě poprosím o kontrolu. Máš na to teď čas?“ Kolega dostane konkrétní žádost a může říct, jestli ji může splnit.
U prvního případu vám vysvětlí, podle kterého údaje se rozhoduje. U druhého navrhnete zařazení vy a řeknete proč. Pokud vám pravidlo stále není jasné, vrátíte se k nejasnému kroku. Do poznámky si můžete vlastními slovy zapsat vysvětlení i příklad, abyste se k nim mohli při dalším přehledu vrátit.
Pokud termín neumožňuje společně úkoly projít, můžete se domluvit i na tom, že kolega opravu dočasně převezme. Ujasněte si, kdo výsledek předá, a určete čas, kdy si projdete změněné položky. Rozsah pomoci se tak přizpůsobí situaci a zároveň budete vědět, jak postupovat u dalšího úkolu.
Když pomoc začne překračovat dohodu
Pokud kolega začne předělávat i části, které jste chtěli dokončit sami, nejprve si ověřte proč. Můžete říct: „Vidím, že upravuješ celý přehled. Objevil se další problém?“ Možná našel chybu, o které nevíte, nebo jste si rozsah pomoci vyložili každý jinak.
Potom se vraťte ke konkrétní dohodě: „Potřebuji těmto úpravám rozumět. Můžeme je nejdřív projít a další část necháš na mně?“ Pokud nový problém opravdu vyžaduje větší zásah, dohodu upravte. Znovu si řekněte, co převezme kolega a jaký bude další postup.
Pokud s doporučením nesouhlasíte, vysvětlete pracovní důvod. Například že návrh nesplňuje požadavek v zadání nebo vychází z údaje, který se mezitím změnil. Jestliže o rozhodnutí rozhoduje někdo jiný, předložte mu možnosti a požádejte o jasné stanovisko.
Důstojnost se týká i způsobu, jak spolu mluvíte. Pokud zaznívají znevažující poznámky, můžete rozhovor vrátit k práci: „Potřebuji vědět, co je v tomto kroku špatně a jak to opravit.“ Jestliže se osobní poznámky nebo zásahy mimo dohodu opakují, můžete požádat nadřízeného o vyjasnění spolupráce. Pomohou konkrétní situace a informace o původně dohodnutém rozsahu podpory.
Po poskytnuté pomoci si ujasněte další krok
Po dokončení úkolu se zamyslete i nad tím, s čím se pustíte do dalšího pokusu. Máte vysvětlené pravidlo, připravené podklady nebo někoho, s kým můžete ověřit nejasnosti? Pokud jste dostali pouze hotový výsledek a jeho postup vám zůstal nejasný, můžete si ještě vyžádat vysvětlení konkrétní úpravy.
K krátkému zhodnocení vám mohou posloužit tyto otázky:
- Co už dokážu udělat samostatně? Pojmenujte konkrétní krok, který si u dalšího úkolu vyzkoušíte.
- S čím ještě potřebuji podporu? Rozlište, zda vám chybí vysvětlení, kontrola výsledku, čas, nebo podklady.
- Je rozdělení práce stále vhodné? Ověřte, zda domluvená pomoc odpovídá aktuální náročnosti úkolu a možnostem obou lidí.
Podporu můžete potřebovat i delší dobu, například u složitého úkolu nebo při pokračujících změnách. V takovém případě si domluvte průběžné konzultace a jasné rozdělení práce. Důležité je vědět, o čem můžete rozhodnout sami, s čím se poradit a kdo má konečné slovo.
