Jeden kolega vám doporučí pracovní návod zkrátit, druhý do něj chce doplnit podrobné příklady. Po každé úpravě přibude další připomínka a vy už nevíte, podle koho se řídit. Než začnete připravovat další verzi, zkuste zjistit, jaký problém se každý z nich snaží svou připomínkou vyřešit.
S protichůdnou zpětnou vazbou vám pomůže společný účel a jasné kritérium rozhodování. Potřebujete vědět, komu je výsledek určený, co má umožnit a kdo rozhodne o nevyřešených otázkách. Následující postup můžete použít při práci na textu, prezentaci, návrhu postupu nebo jiném výstupu, ke kterému se vyjadřuje více lidí.
Ověřte, zda všichni hodnotí totéž
Nejprve si ujasněte základní okolnosti. Jeden člověk mohl číst starší verzi, další si představuje jiného uživatele a třetí hodnotí hotový materiál, přestože jste zatím poslali pouze osnovu. Rozdílné komentáře tak mohou vycházet z odlišné představy o zadání.
Než se pustíte do dalších úprav, ověřte si:
- Verzi a rozsah: Vyjadřují se všichni ke stejnému dokumentu a stejné části?
- Účel a čtenáře: Má materiál zkušenému kolegovi umožnit rychle najít údaj, nebo má začátečníkovi vysvětlit celý postup?
- Fázi práce: Potřebujete posoudit hlavní směr, věcnou správnost, nebo už jen doladit formulace?
Můžete se zeptat: „Když doporučuješ text zkrátit, počítáš s tím, že návod budou používat i noví kolegové?“ Pokud zjistíte, že se vaše představy liší, doplňte kontext všem hodnotitelům. Než jejich připomínky označíte za neslučitelné, dejte jim možnost vyjádřit se ke stejnému zadání.
Ptejte se na problém, který se návrh snaží řešit
Připomínka může rovnou navrhovat řešení: přidat graf, smazat odstavec nebo změnit pořadí. Nejdřív ale potřebujete pochopit, co hodnotiteli vadí. Například požadavek na graf může souviset s tím, že se nedokáže zorientovat v údajích. O podobě úpravy se pak můžete bavit konkrétněji.
K upřesnění můžete použít otázku podle typu komentáře:
| Připomínka | Otázka, která ji pomůže upřesnit |
|---|---|
| „Zkrať to.“ | „Která část ti brání rychle najít to, co potřebuješ?“ |
| „Přidej víc příkladů.“ | „U kterého kroku bys bez příkladu nevěděl, jak pokračovat?“ |
| „Použij graf.“ | „Co potřebuješ v údajích porovnat nebo zjistit?“ |
| „Změň pořadí bodů.“ | „Kterou informaci potřebuje čtenář znát dřív a proč?“ |
Po odpovědi si ověřte, zda jste si správně porozuměli: „Chápu to tak, že potřebuješ rychleji najít první krok. Je to tak?“ Druhý člověk může váš výklad potvrdit nebo opravit. Důvod připomínky si ověřte přímo; nemusí odpovídat tomu, co jste si z ní při prvním přečtení vyvodili.
Ujasněte si, jaké požadavky má výsledek splnit
Porovnejte připomínky se zadáním. Pokud někdo upozorní na nesprávný údaj, ověřte ho podle dostupných podkladů a chybu opravte. U požadavku ze zadání zkontrolujte, zda ho výstup splňuje. Pokud někdo doporučuje změnit styl nebo uspořádání, ptejte se, jaký přínos to bude mít pro zamýšleného uživatele.
Pomůže stručná věta, ke které se při posuzování návrhů můžete vracet: „Nový kolega má podle návodu vědět, co připravit a komu to předat.“ Pak můžete řešit konkrétní otázky: chybí jméno odpovědné osoby, pořadí kroků, nebo ukázka potřebných podkladů?
Při hodnocení zohledněte také zkušenost člověka s daným úkolem. Kolega, který postup používá každý den, vás může upozornit na praktickou překážku. Nový člověk zase může označit místo, kterému bez předchozích zkušeností nerozumí. Požádejte je o konkrétní příklady a porovnejte je s účelem materiálu.
Ujasněte si také, kdo schvaluje konečný výsledek. Odborná připomínka, zkušenost uživatele a rozhodnutí zadavatele mohou mít v procesu odlišnou roli. Pokud není jasné, jaké máte pravomoci, ověřte si to dřív, než přislíbíte všechny požadované úpravy.
Vyzkoušejte řešení pro různé potřeby
Modelová situace: Připravujete interní návod k předávání rozpracovaného úkolu. Zkušený kolega chce stručný seznam bodů, protože zná souvislosti a potřebuje jen zkontrolovat, zda na něco nezapomněl. Nová kolegyně žádá příklady, protože z krátkých bodů nepozná, co má připravit.
Po upřesnění můžete navrhnout stručný kontrolní seznam na začátku a vysvětlení s příklady za ním. Nejdřív připravte jen ukázku jedné části. Ještě před rozsáhlým přepisováním tak můžete ověřit, zda navržené uspořádání vyhovuje oběma uživatelům.
Požádejte zkušeného kolegu, aby v ukázce našel, co má před předáním zkontrolovat. Nové kolegyně se zeptejte, co by podle návodu připravila a komu by to poslala. Z jejich odpovědí zjistíte, která konkrétní místa je ještě potřeba upravit. Oba přitom pracují se stejnou verzí, každý z pohledu svého úkolu.
Pokud zůstává jeden společný materiál nepřehledný, můžete zadavateli navrhnout samostatný stručný přehled a podrobnější návod. Zvažte přitom, kdo je bude udržovat aktuální. Dvě verze znamenají také nutnost promítnout budoucí změny do obou.
Nevyřešený rozpor předložte k rozhodnutí
Některé požadavky nelze v daném rozsahu splnit současně. Pokud se podrobné vysvětlení nevejde na požadovanou jednu stranu a doplňkový materiál nepřipadá v úvahu, je potřeba určit prioritu. Další zkracování jednotlivých vět nemusí rozdílná očekávání vyřešit.
Člověku, který může rozhodnout, připravte stručný přehled:
- Pojmenujte rozpor. „Máme dodržet jednu stranu a zároveň vysvětlit každý krok tak, aby podle něj dokázal postupovat začátečník.“
- Ukažte možnosti a jejich důsledky. „Stručná verze bude vyžadovat úvodní vysvětlení od kolegy. Podrobná verze překročí dohodnutý rozsah.“
- Požádejte o určení priority. „Který způsob použití je pro tuto verzi rozhodující?“
Pokud mají rozhodnout společně více lidí, navrhněte krátkou schůzku k vyjasnění. Můžete doporučit jednu variantu a vysvětlit proč. Předejdete tak tomu, že každému zvlášť slíbíte úpravu, která je v rozporu s požadavkem někoho dalšího.
Než rozhodnutí padne, můžete pokračovat v částech, které na něm nezávisí, například opravit ověřené nepřesnosti. U sporné části jasně řekněte, co potřebujete potvrdit a jak čekání ovlivní termín dokončení.
Uzavřete připomínky vysvětlením dalšího postupu
Jakmile se rozhodne o výsledné variantě, sdělte hodnotitelům, jak s jejich podněty naložíte. Uveďte, co zapracujete, co ještě ověříte a které návrhy se do této verze nedostanou. U důležitých rozhodnutí stručně vysvětlete důvod s ohledem na zadání.
Pokud je rozhodnutí zatím pouze návrhem, označte ho tak. O potřebné schválení požádejte výslovně. Stejně postupujte i v případě, že se později objeví nový požadavek, který mění účel, rozsah nebo termín práce.
Při předání další verze položte otázku ke konkrétnímu bodu: „Je teď z návodu jasné, co připravit a komu úkol předat?“ Připomeňte, na čem jste se už dohodli a co se ještě posuzuje. Ověřené chyby opravte i v této fázi; nové návrhy na rozšíření posuzujte společně s jejich přínosem a dopadem na rozsah.
Po dokončení práce si můžete poznamenat, co vám při rozhodování pomohlo. Byl to konkrétní příklad uživatele, upřesnění zadání, nebo ověření jedné části návrhu? Při dalším projektu pak budete vědět, jaký kontext doplnit a na co se hodnotitelů zeptat už při první žádosti o zpětnou vazbu.
