Kolega vám ukáže nový úkol, při vysvětlování všechno dává smysl a vy si zapíšete několik hesel. Když ho máte zvládnout sami, poznámka „zkontrolovat a uložit“ už nestačí. Co přesně zkontrolovat, kam výsledek uložit a podle čeho poznáte, že je hotovo?
Během zaškolování si můžete vytvořit stručný pracovní návod, který zachytí postup, kontrolu výsledku i hranice samostatného rozhodování. Nemusí obsahovat celé vysvětlení. Má vám pomoci při opakování konkrétního úkolu a ukázat, na co se ještě potřebujete zeptat.
Vyberte jeden úkol s jasným začátkem a koncem
Místo obecné poznámky „práce s objednávkami“ si pojmenujte jednu činnost, například „příprava týdenního přehledu otevřených požadavků“. Zapište si, kdy se provádí, z jakých podkladů vychází a komu má výsledek sloužit. Budete tak vědět, v jaké situaci návod použít.
Než začnete vytvářet vlastní postup, zjistěte, zda už existuje aktuální návod, šablona nebo schválený příklad. Pokud ano, vycházejte z nich. Do osobních poznámek můžete doplnit vysvětlení nejasného kroku nebo místo, u kterého jste se při prvním pokusu zastavili.
Ověřte si také, zda jde o běžnou situaci: „Je to standardní případ, nebo dnes řešíme výjimku?“ Pokud kolega ukazuje neobvyklou situaci, označte ji tak i v zápisu. Jednorázové řešení byste si jinak mohli splést s postupem, který platí pro každý další úkol.
Zachyťte rozhodnutí a kontroly, které při ukázce nemusí být zřejmé
Když sledujete zkušeného kolegu, vidíte, co otevřel nebo kam klikl. Nemusíte ale vědět, proč vybral právě tento soubor, podle čeho záznam vyřadil nebo kdy by se rozhodl jinak. U těchto míst si poznamenejte stručné vysvětlení.
Jako osnovu můžete použít následující body. U jednoduchého úkolu vynechte ty, které nepotřebujete, a podrobněji popište místa, kde by chybný odhad změnil výsledek.
- Spuštění úkolu: Co vám napoví, že je potřeba ho udělat, a do kdy má být hotový?
- Vstupy: Které podklady a jakou verzi šablony máte použít?
- Kroky: Jaké činnosti následují po sobě a které rozhodnutí změní další postup?
- Kontrola: Co musí platit, než budete výsledek považovat za připravený?
- Předání: Kam výsledek patří, kdo ho přebírá a zda je potřeba schválení?
- Zastavení: Při jaké nejasnosti máte přestat pokračovat a koho se zeptat?
U nejasného pokynu se ptejte na konkrétní, ověřitelný výsledek. Z věty „Zkontroluj, jestli to sedí“ se po vysvětlení může stát: „Porovnej počet položek v přehledu s počtem položek ve filtrovaném seznamu.“ Takový zápis už popisuje činnost, kterou můžete zopakovat.
Pokud kolega postup ukazuje příliš rychle, požádejte ho, aby se u důležitého rozhodnutí na chvíli zastavil: „Tenhle krok si potřebuji zapsat. Podle čeho jste vybral tento stav?“ Nemusíte zapisovat každou větu. Soustřeďte se na informace, bez kterých byste při dalším pokusu museli hádat.
Rozlišujte vlastní poznámky od platného pracovního návodu
Osobní poznámky jsou pracovní pomůcka. Pokud se liší od aktuálního interního postupu nebo od vysvětlení kolegy, nechte si rozdíl objasnit osobou odpovědnou za daný proces. Může jít o starší verzi, osobní zkratku kolegy nebo pravidlo pro jinou situaci.
Na začátek poznámky si můžete uvést zdroj postupu, datum ověření a rozsah použití. Stačí stručně: název interního návodu, datum konzultace a označení běžného případu. Až se postup změní, budete vědět, které části je třeba znovu ověřit.
Pokud vám pomáhají snímky obrazovky, domluvte se, zda a kam je smíte ukládat. Používejte úložiště a způsob ukládání schválený ve firmě; záznamy ani snímky s pracovními údaji si automaticky nepřenášejte do soukromých poznámek. Někdy stačí pojmenovat pole nebo odkázat na interní ukázku.
Důležité pravidlo zapište také slovy. Obrázek tlačítka ukáže, kde se nachází, ale nemusí vysvětlit, za jakých podmínek ho máte použít. Když se rozhraní změní, znalost smyslu daného kroku vám může napovědět, na co se zeptat.
Jak může vypadat použitelný zápis jednoho úkolu
Modelová situace: Nový člen administrativního týmu připravuje týdenní přehled otevřených požadavků. Kolega mu ukázal výběr záznamů, jejich přenos do šablony a uložení návrhu. Při prvním vysvětlení si nováček zapsal jen názvy těchto tří činností.
Po doplňujících otázkách své poznámky zpřesní. Následující formulace se vztahují k tomuto smyšlenému příkladu; konkrétní pravidla výběru a předání si na vlastním pracovišti musíte ověřit.
| Původní heslo | Upřesněný zápis |
|---|---|
| Vybrat požadavky | Otevřít uložený filtr otevřených požadavků. Ověřit u kolegy, které stavy filtr zahrnuje. |
| Přenést do tabulky | Použít aktuální týmovou šablonu. Přenést dohodnutá pole a porovnat počet položek se zdrojovým seznamem. |
| Zkontrolovat | Ověřit, zda každý řádek obsahuje identifikátor požadavku, stav a přiděleného řešitele. Chybějící údaj označit ke konzultaci. |
| Uložit | Uložit návrh do dohodnuté týmové složky. Informovat kolegu, který ho bude kontrolovat; před jeho potvrzením přehled dál neposílat. |
Při zkušebním zpracování najde nováček požadavek bez přiřazeného řešitele. Z poznámky ví, že nemá údaj doplňovat podle vlastního odhadu. Záznam označí a požádá kolegu o vysvětlení, jak v takovém případě postupovat. Teprve poté doplní příslušnou větu do návodu.
I kontrola počtu položek má své omezení: stejný počet ještě nepotvrzuje, že je jejich obsah správný. Proto v příkladu následuje kontrola dohodnutých polí. U vlastního úkolu se ptejte, jaké kontroly jsou potřeba, aby mohl výsledek použít někdo další.
Vyzkoušejte postup a upravte místa, kde se zastavíte
Po ukázce se domluvte na vhodném způsobu, jak si postup zopakovat. Může jít o cvičný případ, práci s kopií podkladů nebo provedení úkolu pod dohledem. U úkolů, které mění skutečná data nebo odesílají výsledek dalším lidem, si předem vyjasněte, kam až můžete pokračovat samostatně.
Zkuste úkol provést podle svých poznámek. Když se zastavíte, všimněte si, co vám chybí: neznáte pojem, nevíte, kterou možnost vybrat, nemáte přístup nebo nedokážete posoudit výsledek? Každá z těchto překážek vyžaduje trochu jinou pomoc.
Kolegovi pak můžete říct: „Podle poznámek jsem se dostal k výběru záznamů. U tohoto stavu nevím, jestli ho mám zahrnout. Kde najdu pravidlo?“ Po odpovědi upravte příslušné místo v zápisu a zkuste pokračovat. Pokud kolega úkol dokončí za vás, požádejte ho o vysvětlení kroku, který vám chyběl.
Udržujte poznámky stručné a použitelné
Po několika použitích si všimněte, které části opravdu potřebujete. Odstraňte neplatné pracovní odhady a opakující se vysvětlení, doplňte ověřená rozhodnutí. Podrobnější výklad může zůstat v samostatné části, zatímco při běžném provádění úkolu využijete stručné kroky a kontroly.
Výjimky oddělte od běžného postupu. U každé uveďte, podle čeho ji poznáte a na koho se obrátit, pokud řešení ještě neznáte. Pokud se změní oficiální postup, zkontrolujte také vlastní poznámky; zastaralá pomůcka by vás jinak mohla vést podle pokynů, které už neplatí.
Poznámky nenahradí chybějící zaškolení, přístup ani rozhodnutí nadřízeného. Pokud úkol nemůžete dokončit kvůli některé z těchto překážek, pojmenujte ji a požádejte o potřebné doplnění. Další přepisování stejného návodu problém nevyřeší.
Při nejbližším zaškolování si vyberte jeden opakující se úkol a po ukázce se domluvte na vlastním pokusu s kontrolou. Zápis pak upravte podle místa, kde jste se zastavili. Získáte tak pomůcku ověřenou při konkrétní práci a jasnější představu o tom, co už zvládáte samostatně.
